Outsourcing

¿Que es outsourcing?

El outsourcing ha ganado peso en las startups y pequeñas empresas, que debido a una mayor escasez de recursos prefieren apostar por métodos más flexibles de trabajo. Cada vez son más los negocios que apuestan por externalizar servicios y tareas que de otro modo resultarían más caras para los recursos humanos de la empresa. Así, se trabaja por la facturación de paquetes de horas o proyectos, en puesto de optar por contratar a nuevos profesionales en planilla que aumenten los gastos para el negocio.

Aunque pueda parecer una medida que perjudica el empleo, la realidad es que a través del outsourcing son muchos los profesionales que trabajan de forma independiente, pudieron organizar mejor su estilo de vida sin necesidad de prescindir de unas horas de trabajo mínimas. Además, la flexibilidad que brinda la externalización a los profesionales que apuestan por este método es otro de los detalles a tener en cuenta a la hora de decidir implementar un sistema de subcontratación en el negocio.

Concepto de outsourcing

Outsourcing hace referencia a un método de trabajo en el que una empresa delega ciertas funciones en departamentos externos u otro tipo de negocios que se dedican profesionalmente a ellos. Estas tareas pueden ser subcontratadas a una agencia externa o a un individuo independiente que trabaje como autónomo y desee realizar ese trabajo a modo externalizado. Existen diferentes tipos de outsourcing dependiendo de las características que posea.

Tipos de outsourcing

Se establecen distintos tipos de subcontratación en la gestión empresarial de cada negocio, dependiendo de los parámetros que se controlen.

• Por tipo de actividad que se externaliza

Entre los ejemplos de outsourcing que pertenecen a este grupo encontramos actividades de subcontratación de tareas administrativas, de producción o comerciales.

En este caso, lo que se externaliza no es el proceso en sí, sino una actividad que forma parte de un proceso más complejo. Se apuesta por este tipo de outsourcing en tareas sencillas que no requieren de gran conocimiento interno, sino que constan de protocolos ya estandarizados.

A menudo, esta modalidad de outsourcing supone un importante ahorro económico para la empresa frente a la contratación tradicional.

• Por el tipo de proceso

A este tipo de terciarización se le conoce popularmente como BPO (Business Process Outsourcing). Consiste en la posibilidad de delegar procesos internos de la empresa, en un equipo de outsourcing externo.

Dentro de esta área distinguimos entre procesos internos (como servicios de mantenimiento, contabilidad, etc.) y procesos externos (recursos humanos, departamento de marketing, seguimiento comercial, etc.).

El outsourcing de procesos tiene la ventaja de poder transmitir a la empresa externalizada, parte de los protocolos y conocimiento que habilitan el desarrollo de la actividad, sin poner demasiado en riesgo la calidad de los productos y servicios de cara a los clientes.

• Por el lugar donde se desarrolla la actividad

Hay un ejemplo de outsourcing que se conoce como deslocalización, y consiste en contratar los servicios a empresas extranjeras que permiten abaratar los costes de la empresa en los procesos, bien en la manufactura, producción o transporte, entre otros.

Esta es una de las clases de outsourcing más frecuentes en el sector industrial, debido a las enormes ventajas que representa implantar dicho modelo para la empresa.

No obstante, también existe la modalidad de "outsourcing in house", que tiene lugar cuando el equipo externalizado trabaja en las instalaciones de la propia empresa a pesar de estar contratado de forma externa.

• Outsourcing estratégico

Este tipo de externalización se conoce como Business Process Management y permite delegar en un equipo no solo un proceso o actividad, sino la estrategia empresarial global, compartiendo aspectos económicos, financieros y de mercado.

Es quizás, más arriesgado que los anteriores al poner en peligro toda la estructura empresarial de cara a la confidencialidad, pero también supone grandes beneficios para empresas que carecen de experiencia comercial en un sector y desean introducirse junto a otras con más experiencia. 

Antes de crear una empresa y decidir cuál de las clases de outsourcing es más adecuada para implantar en el negocio, es importante analizar los rendimientos económicos de cada uno de los procesos necesarios hasta desarrollar el servicio o producto final, con el objetivo de identificar posibles tareas en las que la externalización supondría mayores beneficios.

Características del outsourcing

La característica principal del outsourcing es el ahorro económico que supone disponer de un profesional externo, en puesto de uno interno que conlleve gastos de Seguridad Social y mantenimiento de personal para la empresa. Generalmente, se establece la relación laboral marcada por un contrato de outsourcing que definirá las cláusulas de entrega, los periodos de pago y los plazos de finalización del trabajo.

Aunque muchas empresas tienen miedo de desarrollar este tipo de contratos, firmarlo por ambas partes es muy importante para evitar posibles problemas o malentendidos durante el desarrollo del proyecto.

Siguiendo la línea anterior, el contrato debe incluir una claúsula de confidencialidad si se va a trabajar con datos de clientes externos, para proteger su identidad y evitar competencia desleal por parte del profesional externalizado.

Debido al avance y al aumento de profesionales en regimen de externalización, surgió la figura del autónomo dependiente, que ejemplifica la posibilidad de un profesional autónomo que trabaja únicamente para una empresa, en puesto de depender de sucesivos clientes.

Para llevar a cabo las tareas externalizadas a modo de outsourcing, tan solo se requieren algunas reuniones para planificar el desarrollo del trabajo, aspecto que se facilita enormemente gracias a las posibilidades que ofrece Internet para el empleo remoto. Así, muchas empresas pueden decidir con quien trabajar y externalizar sus servicios, bien en profesionales residentes en otras ciudades o provincias, o incluso en distintos países.

Objetivos del outsourcing

Con carácter general, el objetivo principal del outsourcing consiste en ahorrar costes de personal de Seguridad Social y en mantenimiento de nóminas. La contabilidad se simplifica y se limita a la facturación de ingresos y gastos por los servicios profesionales recibidos.

Sin embargo, muchas empresas desean apostar por la tercerización o la subcontratación para abrir nuevas líneas de negocio en sectores menos competitivos, que supongan más ingresos para la empresa a través de profesionales independientes capacitados para ello.

El outsourcing además es una estrategia de innovación muy útil en aquellos sectores profesionales en los que el cambio está siempre presente. Por ello, algunos de los ejemplos de outsourcing más frecuentes los encontramos en el sector de marketing, la publicidad, el periodismo, el diseño gráfico, la programación web e incluso la asesoría fiscal para empresas.

Sin duda, Internet ha abierto nuevas vías y formas de trabajo, que han propiciado el desarrollo de la externalización como una de las herramientas más útiles para los negocios. 

Ventajas

El modelo de outsourcing conlleva múltiples beneficios y ventajas en las empresas en las que se aplica. Cabe recordar que existen diferentes tipos de outsourcing, por lo que algunas ventajas dependerán del modelo utilizado.

• Mejora y optimización de los procesos de fabricación, implantando sistemas más innovadores que pueden aportar un extra de valor al producto.
• Mayor ahorro económico a la hora de invertir en tecnología, software e infraestructura de última generación, al dejar que sea el socio de outsourcing quien maneje toda la infraestructura.
• Posibilidad de externalizar aquellas operaciones menos importantes a nivel de facturación para la empresa, y dedicar más tiempo a la focalización en los procesos de negocios básicos.
• La subcontratación permite que la empresa sea más flexible y tenga mayor capacidad de adaptación, a la hora de experimentar cambios en el mercado.
• Aumento de la ventaja competitiva al poder atender nuevas e interesantes demandas por parte de los clientes.
• Ahorro económico a nivel de gestión del equipo, pudiendo incorporar a la empresa nuevos talentos profesionales sin necesidad de aumentar los gastos de personal ni contrataciones puntuales.

Desventajas

No obstante, a pesar de las ventajas que conlleva este modelo empresarial, el outsourcing también supone algunos inconvenientes que se deben tomar en cuenta.

• Existe una mayor vulnerabilidad por parte de la información confidencial de la empresa frente a la contratación interna, ya que los datos son accesibles para fuentes externas al negocio. Tal es el caso, de la externalización de nóminas y preparación de impuestos, o incluso los procesos de fabricación.
• La comunicación con el equipo externalizado puede resultar menos fluida, hasta el punto de producirse malos entendidos entre la empresa solicitante y la subcontratada, que conlleven perdida económica en beneficios.
• La calidad de los productos o servicios puede reducirse, como consecuencia de la falta de atención de la empresa externalizadora. No hay que olvidar, que cualquier equipo que brinda soluciones de outsourcing estará trabajando al mismo tiempo con muchos clientes, por lo que la calidad a nivel de atención siempre será inferior, que en el caso de una empresa que solo se dedica a ello.
• También es frecuente que sucedan retrasos en los servicios, como consecuencia de incorporar un eslabón más a la cadena de comercialización. Este tipo de inconvenientes redunda en una perdida de calidad en el servicio que reciben los clientes, pudiendo traducirse en quejas y problemas en la fidelización del consumidor.